Tuyên Quang: Chính thức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành do Viễn thông Tuyên Quang triển khai từ ngày 01/5/2017

18/4/2017 15:57

Tuyenquang.gov.vn: Ngày 14/4/2017, Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang đã ban hành văn bản số 1019/UBND-THCB gửi các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố về việc đưa vào sử dụng chính thức phần mềm quản lý văn bản và điều hành (VNPT-iOffice) do Viễn thông Tuyên Quang triển khai.

VNPT-iOffice là phần mềm do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sản xuất và cung cấp, được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, an toàn bảo mật với chức năng mật khẩu xác thực một lần - OTP, chữ ký số, thông báo văn bản công việc đến qua SMS, email…, điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân công, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân một cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trò khác nhau; liên thông văn bản 4 cấp từ Văn phòng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã theo yêu cầu của Chính phủ; giám sát quy trình luân chuyển văn bản 3 cấp: Tỉnh, huyện, xã. Dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống Trung tâm dữ liệu của Tập đoàn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin. Khi triển khai phần mềm, hầu hết các văn bản không mật của cơ quan nhà nước các cấp đều được chuyển dưới dạng văn bản điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống...
 

Giao diện chức năng xem văn bản đến của phần mềm VNPT-iOffice.
 
Các chức năng phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, như: tính năng nhắc việc, cảnh báo công việc quá hạn, thông báo văn bản, công việc đến qua SMS, email; Thông tin điều hành (Phục vụ công tác chỉ đạo điều hành và thông tin trao đổi điều hành trực tuyến đến 3 cấp); Quản lý lịch họp (Quản lý thông tin cuộc họp, tài liệu họp, trang thiết bị phòng họp, đảm bảo cho việc tổ chức cuộc họp không giấy tờ); Quản lý hồ sơ công việc (Quản lý công việc của từng cá nhân, đơn vị); Quản lý lịch công tác (Quản lý lịch công tác của cơ quan, đơn vị và từng cá nhân); Quản lý tin nhắn (Thông báo thông tin kịp thời qua danh bạ người dùng trên hệ thống); Quản lý tin nội bộ (Là kênh thông tin các hoạt động của đơn vị dưới dạng tin, bài viết với các lĩnh vực khác nhau); Thông tin lấy ý kiến,... giúp cho cán bộ, công chức, viên chức chủ động trong công việc, công tác lưu trữ được khoa học, việc tra cứu văn bản trong hệ thống nhanh và thuận lợi hơn.

Để tạo môi trường làm việc điện tử, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước tỉnh Tuyên Quang. Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Viễn thông Tuyên Quang tiến hành khảo sát cơ sở vật chất, triển khai, xây dựng, cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice tại các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện/thành phố trên địa bàn tỉnh.

Theo báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông, sau hơn 1 năm sử dụng thử nghiệm và sử dụng chính thức phần mềm VNPT-iOffice tại một số cơ quan đơn vị: đến nay việc triển khai ứng dụng phần mềm tại các đơn vị cơ bản đã vận hành ổn định và đem lại hiệu quả cao trong công việc quản lý và điều hành; cán bộ công chức, viên chức chủ động, thường xuyên sử dụng hệ thống để tiếp nhận và xử lý văn bản đi, đến,…thay vì theo phương pháp truyền thống là văn thư nhận văn bản, trình ký lãnh đạo duyệt rồi mới photo, phát hành, qua rất nhiều khâu, mất nhiều thời gian và tốn nhiều giấy mực lẫn yêu cầu về thiết bị photo, máy in,… Một số cơ quan, đơn vị đã tích cực triển khai và sử dụng rất hiệu quả phần mềm như: Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Tư pháp; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; UBND Thành phố Tuyên Quang; UBND huyện Hàm Yên;....

Bên cạnh những thuận lợi như: phần mềm được kết nối qua mạng Internet, nên người sử dụng có thể xử lý công việc 24/24 trên các thiết bị như: laptop, Ipad, điện thoại thông minh; Phần mềm liên thông được các cấp, văn bản đi, đến được chuyển dưới dạng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm, đồng thời tiết kiệm nhân lực quản lý, chi phí đầu tư cho việc duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị phần cứng, phần mền, an ninh thông tin được đảm bảo; Việc theo dõi, thống kê báo cáo văn bản đi, đến đơn giản, thuận tiện và khoa học;…Tuy nhiên, để phù hợp với tình hình thực tế tại các cơ quan, đơn vị, trong thời gian tới đội ngũ cán bộ kỹ thuật của VNPT Tuyên Quang sẽ tiếp tục bổ sung chỉnh sửa, hoàn chỉnh phần mềm theo đề xuất, kiến nghị của các cơ quan, đơn vị; Hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên cho các đơn vị trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm.

Theo chỉ đạo của UBND tỉnh Tuyên Quang, từ ngày 01/5/2017 các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đưa phần mềm Quản lý văn bản và điều hành do Viễn thông Tuyên Quang triển khai vào sử dụng chính thức phục vụ công tác quản lý và điều hành.

Tỉnh cũng chỉ đạo cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí triển khai, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Viễn thông Tuyên Quang theo hình thức thuê dịch vụ công nghệ thông tin; Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tổng hợp dự toán kinh phí sử dụng phần mềm trình Sở Tài chính thẩm định, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 15/5/2017.

Việc đưa phần mềm VNPT-iOffice chính thức đưa vào sử dụng sẽ giúp cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh làm việc chuyên nghiệp và năng động hơn, thúc đẩy công tác cải cách hành chính và từng bước thay đổi lề lối làm việc của cán bộ công chức trong tỉnh; thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ, tạo môi trường làm việc điện tử ổn định, an toàn, an ninh thông tin, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Góp phần xây dựng một nền hành chính điện tử đồng bộ, hiện đại từ cấp tỉnh đến cơ sở, thúc đẩy phát triển Chính quyền điện tử của tỉnh Tuyên Quang trong thời gian tới.
 
Nguyễn Lan

In bài viết Gửi phản hồi Gửi Email
Liên kết chuyên mục