Ảnh minh họa (Nguồn: internet)
Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện các nội dung sau:
Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện nghiêm công tác văn thư, lưu trữ. Trọng tâm là bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo tinh thần Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị về hợp nhất tỉnh, không tổ chức cấp huyện và sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã.
Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng chiếm giữ, hủy hoại trái phép, làm thất lạc hay hư hỏng tài liệu, dữ liệu. Các cơ quan, đơn vị phải tiến hành thống kê, chỉnh lý, số hóa và bàn giao đầy đủ hồ sơ, dữ liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; những tài liệu khác phải được chuyển giao đúng thẩm quyền theo quy định.
Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có, phân loại rõ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và có thời hạn. Hồ sơ sau chỉnh lý sẽ được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ trước ngày 26/4/2025. Công tác số hóa tài liệu phải được khẩn trương triển khai, đặc biệt ở cấp huyện và xã.
Chỉ đạo đơn vị, cá nhân phối hợp với đơn vị vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê, khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo quản an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Chịu trách nhiệm bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện cần thiết khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Đối với các cơ quan chuyên môn đã sắp xếp bộ máy từ ngày 01/3/2025, việc quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ tuân theo chỉ đạo tại Văn bản số 748/UBND-NC ngày 25/2/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý hồ sơ, tài liệu khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy cơ quan, đơn vị và các văn bản khác có liên quan. Các đơn vị tiếp tục sắp xếp theo diện hợp nhất tỉnh sẽ thực hiện theo Chỉ thị mới ban hành...
Đóng phông lưu trữ cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động; cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày có quyết định hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
Chỉ đạo cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện các nội dung lưu trữ cơ quan, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo hướng dẫn tại Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.
Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới kịp thời chỉ đạo: Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; Đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị có liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo thẩm quyền quản lý của pháp luật...
Xem chi tiết Chỉ thị số 03 tại đây./.
Biên tập viên Cổng TTĐT tỉnh
